Kommunens tillsyn av hur de allmänna handlingarna registeras och arkiveras behöver förbättras på flera punkter. Det anser de förtroendevalda revisorerna efter en granskning.

Alla svenska medborgare har rätt att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Men för att medborgarna ska veta vilka handlingar som finns måste de registreras. Vid den granskning som KPMG har gjort av Olofströms kommuns hantering av allmänna handlingar har flera brister framkommit.
På varje förvaltning på kommunen finns en person som har ansvar för att registrera de inkomna handlingarna.
Men förvaltningssekreterarna är en sårbar grupp. På byggnämnden, utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden diarieförs till exempel inte handlingar om förvaltningssekreteraren är frånvarande.
Det strider mot sekretesslagens regel om att diarieförening ska ske utan dröjsmål.
Flera av förvaltningssekreterarna framhåller också ett behov av stöd i olika frågor och samordning. I dag träffas inte gruppen av förvaltningssekreterare vare sig ofta eller regelbundet. Kommunen stöd och samordning kan bli bättre.
Kommunens hantering av allmänna handlingar lever i stort sett upp till de regler som finns. Det är också god ordning i det centrala arkivet och handlingarna där förvaras säkert. Några av de saker kommunen däremot behöver förbättra är:
•Fler handlingar bör förvaras i pappersmappar, inte plastmappar. Text kan fastna på plasten och sedan falla av handlingen.
•Alla handlingar som ska bevaras är inte av arkivbeständigt material.
•Fler bör utbildas i att diarieföra handlingar så att diarieföring kan ske utan dröjsmål.
•Handläggare borde i större omfattning använda sig av kopior, och inte originalhandlingar.
•Endast utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden har rutiner för hanteringen av privatadresserad post.
Kommunen har nu till 12 oktober att svara revisorerna om vilka åtgärder kommunen har tänkt göra med anledning av kritiken.

Fotnot: KPMG är konsult inom bland annat revision. Undersökningen har utförts genom intervjuer med berörda på förvaltningarna samt stickprovsgranskning av olika ärenden.