Längst ned på Tegeluddsvägen intill Frihamnen, någon kilometer från högkvarteret på Lidingövägen – härifrån styrs det största militära IT-projektet på länge, program Prio. Det tyska affärssystemet SAP ska införas i försvarets verksamheter från ÖB till fänrikar på förband och regementen.

Sedan i början av året är det flottiljamiral Thomas Engevall som för befälet. Han är en energisk och omfångsrik man i femtioårsåldern, reglementsenligt klädd i kortärmad skjorta med gradbeteckningar på axelklaffarna. Lila streck invid guldstjärnorna indikerar att han också är civilingenjör.

Att flottiljamiralen plötsligt tog över program Prio i januari beror på den omfattande kritik som Statskontoret riktade mot projektets styrning under fjolåret, och som bekräftades av en intern granskning som Förvarsmaktens internrevision gjorde i höstas.

Projektledningen behövde styras upp.Projektet är också för dåligt planerat, för dyrt och redan försenat, och det riskerar att inte få de tänkta effekterna, menade granskarna.

Men Thomas Engevall förtröstar.

”Det är ju inget lätt projekt – det ska man inte inbilla sig. Och det kommer att bli stökigt. Men vi måste igenom den här förändringen”, säger han.

Målsättningen med Prio är att skapa en så kallad integrerad standardlösning för Försvarsmaktens ekonomi och resurser. Det betyder att Försvarsmakten vill vinna kontroll över 40 miljarder kronor, 64 000 individer och miljontals prylar.

Systemet ska ge ÖB Sverker Göranson beslutsunderlag, möta riksdagens och regeringens krav på ekonomisk redovisning och bidra till rationalisering, det vill säga göra det möjligt för färre att göra mer.

”Det är ett gigantiskt projekt”, konstaterar Thomas Engevall och tänker efter.

”Vi valde en standardlösning eftersom vi har misslyckats med egna system tidigare, och för att vi vill bygga på processer, som vi ju har en vana med att jobba efter i försvaret, även om vi kallar dem reglementen och ”stående order”. Vi såg inte att det kunde gå med en annan lösning på grund av vår komplexa IT-miljö”, säger han och syftar på försvarets 1 500 olika IT-system från Jas till persondatorn på hans eget skrivbord.

I praktiken utgör Prio en jätteorganisation som befolkar två våningsplan på Tegeluddsvägen. Här sitter runt 180 medarbetare, varav 70 konsulter. Thomas Engevall leder arbetet från sitt rum ”längst in till höger”. Till den centrala organisationen ska dessutom åtskilliga till adderas i Förvarsmaktens verksamheter runtom i landet.

Hittills har Prio kostat 1,2 miljarder kronor, av en budget på 2,5 miljarder kronor.

”Det är inom ramen för lagda budgetramar”, konstaterar Thomas Engevall.

Men budgeten omfattar bara direkta kostnader, inte vad som sker ute på förbanden. Därför finns det farhågor för fördyringar. Vissa gör gällande att det kan handla om ytterligare kostnader på över en miljard kronor.

De hittills förbrukade 1,2 miljarder kronorna har gått till införande ett och två. Efter det återstår fyra ytterligare införanden. Merparten av pengarna lånas för övrigt upp hos Riksgälden.

I kontraktet med IBM, som omfattar alla sex steg, köptes de två första till fast pris, övriga ligger som optioner med avrop. Steg tre och fyra avropades av Försvarsmakten vid årsskiftet 2009/2010.

Det där med pengar är ett känsligt ämne, och Thomas Engevall medger att Försvarsmakten har varit otydlig kring projektets ekonomi. Tidigare angavs att steg ett och två skulle kosta 600 miljoner kronor, vilket enbart omfattade de kostnader som Försvarsmakten hade relativt leverantören, IBM.

”Den budgeterade totalkostnaden för de två första införandena har hela tiden varit 1,3 miljarder, när försvarets kostnader räknas in. Det finns inget i dag som pekar på att denna kostnad kommer att överskridas”, säger Thomas Engevall bestämt.

”Vi har också beslutat oss för att vara mer öppna, annars tappar vi i trovärdighet. Och om det skulle bli dyrare än beräknat får vi prioritera bort delar mot slutet av projektet”, fortsätter han.

Dessvärre drar stora SAP-projekt regelmässigt över budget. Dubbelt upp är inte ovanligt. Det kan åtskilliga bolag vittna om, för att inte tala om myndigheter. Försäkringskassan stoppade till exempel sitt dyra SAP- projekt i början av år 2009.

Detta är ett faktum som alla i IT-branschen är införstådda med. Likväl fortsätter man att sälja de här lösningarna, som givetvis drar in stora pengar till IT-konsulterna.

”Jag förvånas över den psykologiska dynamik som driver detta. Jag ser gång på gång intelligenta människor som går in i väggen, i stället för att ifrågasätta grundprincipen att ha ett enda system överallt”, säger till exempel Håkan Amnäs, affärsutvecklingschef på Syncron, som är expert på IT-baserade SCM-lösningar, som pratar om övertro på monolitlösningar som sällan eller aldrig fungerar.

Förvarsmaktens leverantör, IBM vill dock inte uttala sig om Prioprojektet.

”Vi kommenterar aldrig uppdrag”, är beskedet från det svenska huvudkontoret.

Fördyringarna beror oftast på att standardprogrammen inte bedöms ändamålsenliga, utan görs om för att passa in i verksamheten. Eller så är förarbetet inte ordentligt genomfört, införandena inte förankrade, eller projektledningen bristfällig.

”Riktigt stora projekt är knepiga. Analyser visar att 30–40 procent aldrig kommer i mål och mycket få når de ursprungliga effekt-, kostnads- och tidsmålen”, säger Alf Westelius, som är professor på institutionen för ekonomisk och industriell utveckling vid Linköpings universitet och som forskar om förändringsprocesser och informationsteknik.

Alf Westelius menar att drivkrafterna bakom stora affärssystem är ”drömmen om kontroll och överblick”, förhoppningar om att nya system är bättre än gamla och att IT-avdelningarna vill ha standardlösningar.

”I själva verket handlar det om förändringsprojekt som måste förankras på alla håll i organisationen. Annars uppstår motverkande krafter. Och någonstans måste man ställa sig frågan om totalintegrerade system egentligen är vettiga”, säger han.

Det ena problemet ger också det andra. Tidsplaner faller, nyttoeffekter uteblir, verksamhet störs och annan utveckling hindras.

På samtliga punkter har Försvarsmaktens Prio mött massiv kritik från Statskontoret, men också från den egna internrevisionen, som lät analyshuset Gartner granska projektet.

Statskontorets senaste rapport i raden om Prio publicerades i december, och den är sällsynt frispråkig.

”Ja, det är en rak rapport, skarpt formulerad, och vårt råd är att program Prio avvaktar med att gå vidare med införande tre och fyra”, säger Jörgen Lindström, utredare på Statskontoret, som pratar om att projektet måste analyseras och effekterna säkras.

”Vi har inte fått tillgång till alla uppgifter som vi har frågat efter, framför allt avseende ekonomiska förhållanden, men vi ser en uppenbar risk att Prio blir för dyrt, och att man inte når de effekter som man eftersträvar”, fortsätter han.

Thomas Engevall slår emellertid ifrån sig.

”Det finns risker med all verksamhet, men vi anser att vi är väl rustade för vad som komma skall. Systemet byggs med ett maximalt utnyttjande av standardfunktionalitet och vi håller hela tiden kontroll på projektets ekonomi”, säger han, och syftar på att han vill undvika dyra anpassningar.

”Att projektet delvis har varit fjärmat från verksamheten och levt sitt eget liv är kanske berättigad kritik, men det åtgärdar vi nu. Men att det skulle bygga på gamla uppgifter och är omodernt vid leverans är nonsens. Steg tre och fyra designas just nu, och modernare kan det inte bli.”

De åtgärder som Thomas Engevall talar om är att bland annat att han själv lämnar posten som Försvarsmaktens IT-chef och blir projektledare för Prio på heltid, att projektet inordnas i linjeorganisationen och att mottagarna av systemet avkrävs större ansvar.

”Syftet är att knyta samman Prio med verksamheten. Vi vill vrida det bort från att det är ett IT-projekt och i stället få det att bli ett verksamhetsprojekt.”

Steg tre och fyra gick Förvarsmakten alltså vidare med trots Statskontorets kritik.

”Det beror på att vi känner oss trygga med de åtgärder vi har genomfört sedan Statskontoret genomförde sin granskning. Vi har även villkorat införandena. Om steg två inte fungerar skjuts resten på framtiden. Vi har byggt in kontrollpunkter i avtalen så att vi kan gå vidare med projektet. Vi har till och med en möjlighet att ta en timeout i ett år”, säger Thomas Engevall.

I IT-pengar räknat står det redan klart att Prio inte kommer att leda till några större besparingar. Det blir ungefär lika dyrt att driva som de 100 system som det ersätter, runt 230 miljoner kronor om året.

På Förvarsmaktens hemsida stod det tidigare att Prio ska leda till besparingar på en miljard kronor per år i verksamheten från år 2017. Den uppgiften är dock borttagen, den korrekta siffran är 270 miljoner kronor per år. Det måste ses som en mager utdelning på ett system som kostar miljarder i en verksamhet som förbrukar 40 miljarder kronor per år.

Alla dessa oklarheter har till yttermera visso fått försvarsdepartementet att ge uttryck för oro. Den 28 januari sände departementet en anmodan om svar på några skarpt formulerade frågor till Försvarsmakten. Bland annat vill man veta vad det skulle kosta att avbryta projektet. Man begär också en redovisning av kostnaderna fram till slutet av år 2009 och de underlag som ligger till grund för framtida kostnadsberäkningar.

”Frågorna kan tyckas dramatiska, men så fungerar spelet mellan oss och politikerna. Det handlar om mycket pengar. Vi ska granskas och kritiseras”, säger Thomas Engevall.

På försvarsdepartementet ser man det lite annorlunda.

”Det händer några gånger per år att vi frågar myndigheter när vi vill ha information som myndigheten inte redovisar ändå”, säger departementsrådet Reidar Ljöstad, som ser behov av fortsatta granskningar.

”Vi har fått oroande signaler från Statskontoret, och vill ha mer insikt. Jag bedömer att vi kommer att förlänga Statskontorets granskningsuppdrag.”

En förvånande synpunkt i Statskontorets rapporter är de säkerhetslösningar som krävs för att realisera de eftersträvade nyttoeffekterna inte finns på plats. Detta förnekas dock av Thomas Engevall.

”Prio klarar hemlig information. Dock är inte resten av vår IT-infrastruktur i fatt. Och den mest känsliga informationen kommer inte att hanteras av Prio. Men det har heller aldrig varit avsikten.”

Säkerhet har annars varit föremål för debacle förr. Prio är inte det enda stora IT-projekt som försvaret har ägnat sig åt på 2000-talet. Tidigare handlade det om det nätverksbaserade försvaret. Projektet stoppades 2005. Det blev för dyrt, och underrättelsetjänsten lär ha haft åsikter om säkerheten. Ledningssystemen Sirius och Orion stoppades också på grund av bristande säkerhet och höga kostnader.

Att Försvarsmakten alls valde SAP beror för övrigt och till del på att det redan används av flera andra länder, till exempel i Norge och Tyskland. Men inte heller dessa länders projekt har varit direkt friktionsfria.

I Tyskland kallas projekt Herkules för fiasko av nyhetsmagasinet Der Spiegel, som skriver att det skulle kosta 69 miljarder kronor men vid årsskiftet 2008–2009 hade passerat 72 miljarder kronor. Herkules drivs för övrigt av ett bolag som delägs av IBM.

I Norge rasar norska Riksrevisionen över svag säkerhet, förseningar och fördyringar i program Los, som hittills har förbrukat 2,6 miljarder norska skattekronor. Här spekuleras det om en slutnota på runt 3,5 miljarder kronor, dubbelt så mycket som planerat. Och ja, IBM är leverantör också i Norge.

Prios projektledare Thomas Engevall är dock inte orolig över fortsättningen.

”Vi håller budget och tidsramar. Vi gör det också framöver. Men anta att steg två blir mycket problematiskt, det kan hota fortsättningen”, säger han.

Det är ändå ett faktum – om Försvarsmakten lyckas med sitt gigantiska Prio i tid, till tänkta kostnader och med önskade effekter måste det betraktas som en sensation.

”Om projektet skulle stoppas efter steg två når vi inte våra uppsatta mål eller nyttoeffekter. Då blir inte Försvarsmakten bättre och effektivare. Förutsättningarna för att vi ska lyckas nå de långsiktiga mål för Försvarsmakten som politikerna beslutat raseras. Vi har därför satt upp målet att lyckas med Prio, och det tänker vi hålla fast vid”, säger Thomas Engevall.

Ska kosta 2,5 miljarder

Arbetet med program prio började med en ÖB-order år 2003. År 2007 var upphandlingen klar och arbetet drog i gång. År 2012 ska Prio vara installerat och klart.

Bakom ÖB:s beslut låg försvarets behov av ett modernt systemstöd för att kunna utveckla verksamheten i enlighet med de krav som riksdag och regering ställer på försvaret. Men också på att försvaret bättre måste redovisa var pengarna tar vägen, bland annat som ett resultat av upprepade analyser som visade på klara brister.

Prio har också blivit en del i förnyelsen av försvaret som sådant, mot bakgrund av riksdagens beslut om att Sverige ska ha ett frivilligt insatsförvar som ska kunna användas på 120 dagars varsel snarare än en värnpliktsarmé som tar ett år att mobilisera. Nyordningen ska vara på plats år 2019.

Prio ska också bidra till att rationalisera Försvarsmaktens IT-miljö, med uppemot 1 500 IT-system, som man i dag saknar full kontroll över. Prio ersätter i sammanhanget ett hundratal större system.

Prio bygger på det tyska affärssystemet SAP, som är ett standardsystem och består av färdiga program för olika funktioner, till exempel redovisning, logistik och löner. Leverantör till Försvarsmakten är IT-konsultjätten IBM, med underkonsulter.

Prio ska föras in i sex olika steg. Steg ett är på plats sedan 14 månader. Steg två har försenats med ett kvartal. I slutet av år 2010 ska steg två vara infört i hela organisationen.

Hittills har Försvarsmakten förbrukat 1,2 miljarder kronor av budgeten på 2,5 miljarder kronor. Men budgeten omfattar systemkostnader, inte vad som sker ute på förbanden.

För tillfället pågår planering och design för steg tre och fyra.

Kritiken haglar


Sällan har så många haft så omfattande synpunkter på ett IT-projekt. Här är några av bristerna i Prio, som gör att hela projektet ifrågasätts.

• Stor risk för förseningar.
• Stor risk för kostnadsökningar.
• Stor risk för finansieringsproblem.
• För mycket teknikorientering.
• Verksamhetsutvecklingen är eftersatt.
• För lite uppmärksamhet ägnas åt effekter och realisering av nyttor.
• Införandet av systemet bygger på gamla uppgifter, och är därmed omodernt vid installation.
• Tränger undan andra utvecklingsbehov.
• Stör övrig verksamhet.
• Otillräcklig kostnadsredovisning.
• Steg tre till sex riskerar att bli dyrare än vad som hittills har kunnat bedömas.
• Uppföljningen av kostnadsutvecklingen för svag.
• Otillräckliga tester före driftstart.
• Oförberedda mottagare och användare av systemet.
• Bristande erfarenhet inom Försvarsmakten av denna typ av projekt.
• Svag överblick över förändringar i organisationen.
• Brist på nyckelpersonal och kompetens.
• Pressade tidsplaner.

Källor: Statskontoret och Försvarsmaktens internrevision.